Surat Resmi: Pengertian, Tujuan, Fungsi, Bentuk, Contoh, dan Kegunaannya
Surat Resmi: Pengertian, Bentuk, Contoh, dan Kegunaannya
Assalamualaikum warahmatullahi wabarokatuh
Surat
resmi merupakan salah satu jenis surat yang digunakan dalam dunia bisnis,
pemerintahan, maupun sekolah. Surat resmi sering digunakan untuk menyampaikan
informasi penting, meminta izin atau permohonan, maupun untuk menyampaikan
keluhan atau saran. Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan pengertian surat
resmi, bentuk, kegunaan serta contoh surat resmi yang baik dan benar yang dapat
digunakan sebagai referensi.
Pengertian surat resmi
Surat
resmi adalah surat yang diterbitkan oleh suatu instansi pemerintah, perusahaan,
organisasi, atau individu yang memiliki kekuasaan resmi dan bertujuan untuk
menyampaikan informasi, perintah, atau permintaan secara formal. Surat resmi
biasanya ditandatangani oleh pimpinan atau pejabat yang berwenang dan ditujukan
kepada pihak lain yang juga berwenang.
Menurut KBBI, surat resmi adalah surat yang digunakan untuk keperluan formal oleh pihak tertentu. Mulai dari kepentingan pribadi, lembaga, instansi hingga organisasi. Misalnya, surat edaran, undangan pernikahan, pemberitahuan, dan lain sebagainya.
Surat resmi ditulis menggunakan
kaidah kebahasaan atau aturan yang sudah ditentukan, yaitu memakai bahasa baku,
isi surat jelas, menggunakan kalimat efektif, serta ditulis secara cermat sesuai
keperluan.
Tujuan
Surat Resmi
Tujuan dibuatnya surat resmi
adalah untuk menyampaikan pemberitahuan, izin, penugasan, pengumuman, dan
lain sebagainya kepada pihak-pihak yang berkepentingan maupun instansi yang
terkait. Penulisan dalam surat resmi ini wajib memakai bahasa baku dan format
lain sesuai dengan aturan masing-masing.
Fungsi
Surat Resmi
Surat resmi memiliki
berbagai fungsi dan kegunaan, diantaranya:
1.
Surat
resmi digunakan untuk menyampaikan informasi penting kepada
pihak lain yang berwenang, seperti perusahaan, organisasi, atau pemerintah.
2.
Surat
resmi digunakan untuk mengirim perintah atau permintaan formal
kepada pihak lain, seperti perintah untuk melakukan pembayaran, permintaan
untuk menyediakan dokumen, atau permintaan untuk mengadakan pertemuan.
3.
Surat
resmi digunakan untuk membuat komitmen formal antara dua
pihak, seperti kontrak atau perjanjian kerja.
4.
Surat
resmi digunakan untuk mendokumentasikan transaksi bisnis atau
perjanjian antara dua pihak, seperti faktur atau surat pengiriman.
5.
Surat
resmi digunakan untuk menyampaikan laporan atau hasil investigasi oleh
instansi pemerintah atau perusahaan.
6.
Surat
resmi digunakan untuk meminta izin atau persetujuan dari pihak yang
berwenang, seperti izin untuk membangun gedung atau persetujuan untuk
mengadakan acara.
7.
Surat
resmi digunakan untuk menyampaikan pengaduan atau keluhan kepada pihak
yang berwenang, seperti pengaduan tentang pelayanan yang buruk atau keluhan
tentang kondisi lingkungan.
Bentuk surat resmi
Surat
resmi memiliki bentuk yang cukup formal dan standar, yang terdiri dari beberapa
bagian penting, seperti:
1. Alamat pengirim: nama dan
alamat instansi atau perusahaan pengirim.
2. Alamat penerima: nama dan
alamat instansi atau perusahaan penerima.
3. Nomor surat: nomor yang
diberikan untuk mengidentifikasi surat tersebut.
4. Tanggal: tanggal surat
diterbitkan.
5. Perihal: singkatnya
deskripsi isi surat.
6. Isi surat: bagian utama
yang berisi informasi, perintah, atau permintaan yang ingin disampaikan.
7. Tanda tangan: nama dan
jabatan dari pimpinan atau pejabat yang menandatangani surat.
8. Tembusan : jika surat ini
diteruskan kepada instansi lain.
Selain
itu, surat resmi juga biasanya ditulis dengan bahasa yang sopan dan formal
serta menggunakan format yang standar.
Struktur Surat Resmi
Tak seperti
surat pribadi, surat resmi terikat dengan struktur tertentu. Hal inilah yang
menjadikan surat resmi terlihat berbeda dengan surat lainnya. Berikut
bagian-bagian penting yang ada di dalamnya:
1. Kepala Surat
Kepala surat terletak di
bagian paling atas dan memuat nama instansi, logo instansi, alamat, nomor
telepon, email atau faksimile.
2. Tanggal Surat
Tanggal surat mengacu pada
tanggal saat pembuatan surat dilakukan. Tanggal surat meliputi tanggal, bulan,
dan tahun. Contohnya: 17 Agustus 2023, 1 September 2023, dan seterusnya.
3. Nomor Surat
Nomor surat berhubungan
dengan nomor surat instansi yang berkaitan. Biasanya di dalam nomor surat
terdapat kode, angka, serta lampiran tahun saat surat itu dibuat. Contoh, nomor
surat/kode surat/angka bulan/angka tahun, jika dibuat nomor surat menjadi
seperti ini contohnya:
Nomor: 03/KHS-1/V/2023
4. Lampiran
Lampiran adalah komponen
dalam surat yang berguna untuk mencantumkan petunjuk tentang dokumen yang
disertakan. Misalnya, lampiran berkas dan foto dan dibuat seperti berikut:
Lampiran : 3 lembar
Lampiran : dua berkas
5. Hal/perihal
Kosasih berpendapat bahwa hal
surat adalah pernyataan tentang masalah yang dikemukakan dalam surat. Contoh
hal/perihal di dalam surat adalah sebagai berikut:
Hal : Undangan rapat
Hal : Jadwal Ujian Akhir
Semester
6. Alamat Surat
Alamat surat memuat nama
lengkap, identitas, atau alamat dari pihak yang akan dikirimkan surat.
Contoh: Yth. Bapak Azka
Rais, S.Pd
Jalan Setiabudi No. 22
Bandung
7. Salam Pembuka
Pada umumnya, salam pembuka
dalam surat resmi adalah Dengan hormat, jangan disingkat karena salam pembuka
menunjukkan penghormatan di awal surat. Selain itu, salam pembuka diakhiri
dengan tanda koma.
Contoh:
Dengan hormat,
Salam Pramuka,
Assalamualaikum Wr. Wb,
8. Isi Surat
Bagian isi surat terdiri
dari tiga bagian penting, yaitu: alinea pembuka, alinea pokok, dan alinea
penutup.
9. Salam penutup
Salam penutup adalah salam
penghormatan penulis surat terhadap pihak yang akan menerima surat. Contohnya
adalah salam takzim, salam, hormat kami, dan sebagainya.
10. Pengirim Surat
Nah, pengirim surat adalah
pihak yang membuat dan bertanggung jawab terhadap isi surat. Terdapat 5 unsur
penting dalam bagian pengirim surat, di antaranya adalah jabatan pengirim, tanda tangan, stempel atau cap dinas, nama
terang pengirim, dan keterangan lain seperti Nomor Induk Pegawai (NIP).
Kegunaan surat resmi
Surat
resmi memiliki berbagai fungsi dan kegunaan, diantaranya:
1. Menyampaikan informasi:
Surat resmi digunakan untuk menyampaikan informasi penting kepada pihak lain
yang berwenang, seperti perusahaan, organisasi, atau pemerintah.
2. Mengirim perintah atau
permintaan: Surat resmi digunakan untuk mengirim perintah atau permintaan
formal kepada pihak lain, seperti perintah untuk melakukan pembayaran,
permintaan untuk menyediakan dokumen, atau permintaan untuk mengadakan
pertemuan.
3. Membuat komitmen: Surat
resmi digunakan untuk membuat komitmen formal antara dua pihak, seperti kontrak
atau perjanjian kerja.
4. Mendokumentasikan
transaksi: Surat resmi digunakan untuk mendokumentasikan transaksi bisnis atau
perjanjian antara dua pihak, seperti faktur atau surat pengiriman.
5. Menyampaikan laporan: Surat
resmi digunakan untuk menyampaikan laporan atau hasil investigasi oleh instansi
pemerintah atau perusahaan.
6. Meminta izin atau
persetujuan: Surat resmi digunakan untuk meminta izin atau persetujuan dari
pihak yang berwenang, seperti izin untuk membangun gedung atau persetujuan untuk
mengadakan acara.
7. Menyampaikan pengaduan:
Surat resmi digunakan untuk menyampaikan pengaduan atau keluhan kepada pihak
yang berwenang, seperti pengaduan tentang pelayanan yang buruk atau keluhan
tentang kondisi lingkungan.
Contoh surat resmi
Berikut
ini adalah contoh surat resmi yang diterbitkan oleh suatu perusahaan:
Secara
keseluruhan, surat resmi merupakan salah satu alat komunikasi yang penting
dalam dunia bisnis, pemerintahan, maupun sekolah. Memahami cara membuat surat
resmi yang baik dan benar serta mengetahui contoh-contoh surat resmi yang dapat
digunakan sebagai referensi akan membantu Anda dalam menyampaikan pesan atau
permintaan yang jelas dan profesional. Dengan demikian, semoga artikel ini
dapat menjadi referensi yang bermanfaat bagi Anda dalam penulisan surat resmi
di masa yang akan datang.
Contoh Surat Resmi
1. Contoh Surat Resmi dari Sekolah
SMA Negeri 1 RUANGGURU
Jalan Tebet Raya No. 99 Jakarta Selatan
No. Telp. (0221) 1234567
Jakarta, 05 Mei 2023
No: 27/SMAN 1 RUANGGURU/05/2023
Lampiran: –
Perihal: Undangan
Yth.
Orang tua/Wali Murid Kelas XII
SMA Negeri 1 Ruangguru
Dengan hormat,
Dalam rangka meningkatkan pengetahuan para siswa siswi SMAN 1 Ruangguru khususnya kelas XII. Maka, pada surat kali ini kami selaku badan pendidikan sekolah kami bermaksud mengadakan studi lapangan bagi siswa siswi baik IPS maupun IPA di luar sekolah. Adapun acara tersebut akan kami laksanakan pada:
Hari/tanggal : Sabtu, 13 Mei 2023
Pukul: 08.45 s.d 12.45
Tempat: Kebun Raya Bogor
Acara: Penelitian Tumbuhan-tumbuhan Langka
Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, atas segala perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Kepala Sekolah
SMAN 1 Ruangguru
(Tanda tangan dan nama lengkap)
2. Contoh Surat Permohonan sebagai Pembicara Undangan
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
BADAN PENGEMBANGAN DAN PEMBINAAN BAHASA
Nomor: 2191/GTU/2023 16 April 2023
Lampiran: Satu berkas
Hal: Permohonan sebagai pembicara undangan pada KBI XI
Yth. Sdr. Iman Santoso. ST., M.T.I.
PT APB Indonesia
Jalan K.H Ahmad Yani Nomor 16
Jakarta
Dengan hormat,
Kami beritahukan kepada Saudara bahwa Badan Pengembangan dan Pembinaan Bahasa, Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan akan menyelenggarakan Kongres Bahasa Indonesia (KBI) XI, tahun 2023 dengan mengusuh tema “Menjayakan Bahasa dan Sastra Indonesia”. Tema tersebut menjadi sangat penting karena saat ini bahasa Indonesia sedang berjuang untuk memantapkan perannya sebagai lambang identitas bangsa.
Sehubungan dengan itu, kami bermaksud mengundang Saudara sebagai pembicara undangan dengan topik “Penggunaan Bahasa dan Sastra dalam Teknologi Informasi sebagai Penguat Karakter Bangsa” pada
Hari, tanggal : Senin 15 Mei 2023
Pukul : 09.00-10.00
Tempat : Hotel Millenium Kebon Sirih
Perlu kami sampaikan bahwa Badan Pengembangan dan Pembinaan Bahasa akan menanggung biaya transportasi dan akomodasi Saudara selama pelaksanaan KBI XI, 15-17 Mei 2023.
Kami berharap Saudara dapat mengisi lembar kesediaan yang kami lampirkan bersama surat ini dan mengirimkan kembali lembar kesediaan tersebut paling lambat pada 8 Mei 2023 melalui alamat pos-el. Sebagai bahan pertimbangan Saudara, kami juga melampirkan deskripsi singkat mengenai KBI XI.
Atas perhatian dan kesediaan Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Salam Takzim
Kepala Badan dan Pengembangan Bahasa,
Prof. Dr. Adi Sulaiman, M. Hum.
3. Surat Resmi Undangan Perayaan Isra Mi’raj
PIMPINAN CABANG
PEMUDA ISLAM INDONESIA DKI JAKARTA
9 Rajab 1444 H
1 Februari 2023 M
Nomor : 101/A/PCFNU/VII/2023
Sifat : PENTING
Hal : UNDANGAN
Kepada
Ketua Ranting Pemuda Islam Indonesia
Kecamatan Mampang Prapatan
di-
Mampang
Assalamu’alaikum W.W
Bismillahirrahmanirrahim.
Salam silaturrahim kami sampaikan, semoga senantiasa mendapatkan limpahan Rahmat, Hidayah serta inayah dari Allah SWT sehingga diberikan kemudahan di dalam menjalankan tugas sehari-hari. Amin.
Pimpinan Cabang Fatayat NU Jombang mengundang Sahabat untuk hadir pada Peringatan Isra’ Mi’raj Nabi Muhammad SAW dan Hariah ke-59 serta pelantikan Pimpinan Cabang Pemuda Islam Indonesia yang insyaallah akan dilaksanakan pada:
Hari : Sabtu
Tanggal : 18 Februari 2023
Pukul : 08.00 WIB
Tempat : Gor Mampang Serbaguna, Jl Mampang X No 57. Jakarta Selatan
Demikian atas perhatian dan kehadiran Sahabat kami mengucapkan terima kasih.
Wallahul muwaffiq ilaa aqwamith thariq
Wassalamu’alaikum W.W
Ketua
Dwi Kulsum, S.AP
4. Contoh Surat Resmi Permohonan Penelitian
Nomor: 12/UN17.15/LT/2023
Lamp : –
Hal : Izin Tempat Penelitian TA/Skripsi
Yth.
Kepala Dinas Pemuda dan Olahraga Prov Jakarta
di-
Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan Penyusunan Tugas Akhir/Skripsi di Fakultas Ilmu Komputer dan Teknologi Informasi Universitas Adipati Tahun Ajaran 2022/2023. Menerangkan bahwa mahasiswa di bawah ini meminta izin untuk melakukan Penelitian TA/Skripsi di tempat Bapak/Ibu:
Nama : Cindy Puspita
NIM : 1500849
No HP : 081234546729
Judul TA/Skripsi : Decision Support System Penentuan Calon Anggota Paskibraka Menggunakan Metode MOORa Pada Dinas Pemuda dan Olahraga Prov. Jakarta.
Demikian surat izin ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Jakarta Selatan, 05 Mei 2023
Koordinator Teknik Informatika
Khalisa Rais
NIP 234578120 375828 23 859
5. Contoh Surat Penawaran
No. : 12/KJ/SPH/2023 5 Mei 2023
Hal : Penawaran Barang dan Jasa
Lamp. : 1(Satu) Berkas
Yth.
Azka Raus
Pimpinan PT. Sumber Rezeki
Bandung, Indonesia
Dengan Hormat,
Bersama surat ini kami bermaksud untuk memperkenalkan perusahaan kamu PT. Kreasi Jaya kepada Pimpinan PT. Sumber Rezeki.
Kami merupakan perusahaan yang bergerak di bidang pengadaan barang dan jasa pemasangan/instalasi listrik (elektrik) yang telah memiliki banyak pengalaman dalam melakukan pemasangan listrik di gedung-gedung perkantoran ternama.
Sehubungan dengan itu, sesuai informasi yang kami dapat bahwasannya PT. Sumber Rezeki merupakan perusahaan properti yang sedang berkembang pesat dan akan membangung sebuah perkantoran baru, maka kami bermaksud untuk mengajukan surat penawaran untuk jasa pemasangan dan instalasi listrik dimana ini merupakan spesialisasi kami.
Kami harap penawaran ini dapat berakhir dengan kerjasama yang dapat memberikan keuntungan terhadap kedua belah pihak. Sehubungan dengan surat penawaran yang kami buat, kami siap untuk mengadakan pertemuan dengan pihak PT. Sumber Rezeki guna menindaklanjuti penawaran yang kami buat.
Demikian surat penawaran ini kami buat, atas perhatiannya dan kerjasamanya kami sampaikan terima kasih.
Hormat kami,
Nurul Hidayah
Marketing Manager
Terima kasih telah berkunjung diwebsitenya Operator Sekolah (Forum Operator Pendataan Pendidikan Seluruh Indonesia / FOPPSI Kab Rokan Hulu), Semoga Bermanfaat
Wassalam